O-02: Postup při registraci SSK, evidenci členů a jejich přestupech

Postup při registraci ČSS, z.s. - SSK, evidenci členů a přestupy 

ČÁST I. 

ÚVODNÍ USTANOVENÍ 

Článek 1. 

Účel směrnice 

1. Tato směrnice stanoví zásady a postup Českého střeleckého svazu, z.s. (dále jen ČSS)  při registraci klubu, evidenci členů a přestupech. 
2. Ustanovení této směrnice se vztahují na všechny ČSS, z.s. – Sportovně střelecké kluby a jejich členy. 

ČÁST II. 

EVIDENCE A ZÁZNAMY V SEZNAMECH VEDENÝCH ČSS 

Článek 2. 

Registrace ČSS, z.s. - SSK 

1. Sekretariát ČSS vede evidenci jednotlivých ČSS, z.s. – Sportovně střeleckých klubů (dále jen  SSK), které v souladu se zákonem č. 89/2012 Sb. – Občanský zákoník, ve znění pozdějších  předpisů, a Stanovami ČSS požádají o registraci. Každému SSK, který splní dané podmínky,  vystaví sekretariát ČSS „Registrační list“ (dále jen RL) a provede jeho registraci na Městském  soudě v Praze, spolkovém rejstříku. 
2. Výbor SSK je povinen písemně požádat sekretariát ČSS o vystavení nového RL vždy, když  nastane změna v jeho údajích. Sekretariát ČSS vyřídí žádost výboru SSK neprodleně,  nejpozději do 30 dnů ode dne doručení žádosti. V případě změny ve skutečnostech  zapisovaných do Spolkového rejstříku sekretariát podá návrh na provedení změny také  do 30 dnů. 
3. Při zrušení SSK je výbor povinen postupovat dle zákonů ČR. Přesný postup sdělí sekretariát  dle aktuální právní úpravy. Návrh na výmaz ze Spolkového rejstříků na základě předložených  dokumentů od SSK podá na Spolkový rejstřík do 30 dnů sekretariát ČSS. 

Článek 3. 

Evidence členů a postup při přestupu 

1. Členem ČSS se stává fyzická osoba dle Stanov ČSS (článek IV, bod 1) dnem přijetí a zaplacení  členského příspěvku v SSK, který je registrován na sekretariátu ČSS. 
2. Ústřední evidenci členů ČSS vede v elektronické formě sekretariát ČSS, který zaregistruje  každého člena na základě správně vyplněné přihlášky a zaplacení členského příspěvku, a to  ve výši stanovené pro dané období. Za vedení evidence je odpovědný tajemník ČSS.  
3. Evidence je seznamem členů ČSS podle čl. 13 Organizačního řádu.  
4. Výbor SSK je povinen, nejpozději do 30 dnů ode dne přijetí, zaslat (předat) sekretariátu ČSS  přihlášku, fotografii pasového formátu a členský příspěvek. Sekretariát ČSS zaregistruje  člena a vyhotoví členský průkaz, který následně nejpozději do 30 dnů odešle na kontaktní  adresu příslušného SSK. 
5. Výbor SSK je povinen oznámit sekretariátu ČSS každý zánik členství v SSK nejpozději  do 30 dnů ode dne zániku členství. Sekretariát ČSS provede na základě písemného oznámení  výboru SSK změny v ústřední evidenci členů ČSS. 
6. Požádá-li člen výbor registrujícího SSK o přestup do jiného SSK, musí současně vyplnit novou  přihlášku s daty SSK, do kterého přestupuje. Výbor SSK je povinen členovi oznámit,  že přestup lze uskutečnit nejdříve s účinností od prvního dne následujícího kalendářního  měsíce. Člen si musí zajistit potvrzení přihlášky předsedou (dalším členem výboru SSK) SSK, kde chce  být členem. Následně člen předá potvrzenou přihlášku a fotografii pasového formátu výboru SSK, kde je registrován. Výbor SSK přestup na přihlášku z druhé strany potvrdí – „Souhlasíme s přestupem do SSK (název), Č-0 . . .“, razítko, podpis a datum. Následně výbor  doručí přihlášku spolu s fotografií pasového formátu na sekretariát ČSS nejpozději  do posledního dne příslušného kalendářního měsíce, v němž byl přestup proveden. 
7. V případě nesouhlasu musí výbor SSK toto svoje rozhodnutí a jeho důvody písemně předat  členu. Člen má právo se odvolat proti rozhodnutí SSK k Výkonnému výboru ČSS, který  posoudí oprávněnost tohoto rozhodnutí. V případě posouzení neoprávněnosti nesouhlasu  potvrdí Výkonný výbor ČSS přestup do jiného registrujícího SSK. 
8. Sekretariát ČSS provede změnu členství v SSK pouze za předpokladu, že bude mít přihlášku  vyplněnou (včetně evidenčního čísla člena a jeho souhlasu se zpracováním osobních údajů)  a potvrzenou předsedou (dalším členem výboru SSK SSK, kde je člen evidován a předsedou  (dalším členem výboru SSK) SSK, do kterého chce vstoupit. Nebude-li přihláška řádně vyplněna,  tj. nebude-li na druhé straně přihlášky uvedeno, že výbor SSK (úplný název SSK a jeho  evidenční číslo) souhlasí s přestupem do SSK, neprovede sekretariát ČSS změnu v ústřední  evidenci a člen zůstává v SSK, v kterém byl dosud registrován. Obdobně bude sekretariát  ČSS postupovat v případě, když zjistí, že některý člen je uveden na výběrčím archu SSK,  kde byl přijat později. 
9. V návaznosti na příslušné žádosti o přestupy nebo oznámení o zániku členství v SSK provede  sekretariát ČSS veškeré změny v ústřední evidenci tak, aby nejpozději k 1. prosinci běžného roku byly připraveny výběrčí archy členských příspěvků na následující kalendářní rok.  Tyto následně sekretariát ČSS odešle na kontaktní e-mailové adresy jednotlivých SSK uvedené v evidenci vždy do 15. prosince příslušného roku. Pokud SSK nemá v evidenci zavedenou kontaktní e-mailovou adresu, bude výběrčí arch zaslán poštou nebo prostřednictvím datové schránky.
10. Pokud výbor SSK s přestupem nesouhlasí a člen není s tímto rozhodnutím výboru spokojen,  může z SSK vystoupit. Je však povinen odevzdat výboru SSK svůj členský průkaz. 

Článek 4. 

1. Evidence a záznamy v seznamech dle čl. 13 OŘ 
2. Záznamy v seznamech vedených ČSS provádí kancelář ČSS.  
3. Za správnost a úplnost záznamu v seznamu členů, sezamu pobočných spolků a seznamů  vydaných licencí je odpovědný tajemník ČSS.  
4. Za správnost a úplnost seznamu reprezentantů je odpovědný sportovní ředitel.  
5. ČSS uchovává záznamy a jejich změny po celou dobu členství a následně po dobu deseti let od ukončení působení člena.  

Část III. 

ZÁKLADNÍ PRAVIDLA POSTUPŮ SOUVISEJÍCÍCH SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH  ÚDAJŮ V ČSS 

Článek 5. 

Základní zásady 

ČSS v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016  o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu  těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále  jen „GDPR“) provedl revizi vlastních postupů nakládání s osobními údaji a stanoví základní  pravidla postupů souvisejících se zpracováním osobních údajů, takto:  

1. ČSS zpracovává osobní údaje výhradně v souladu s právními důvody stanovenými  v čl. 6 GDPR, pouze v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu. Účely zpracování osobních  údajů a dobu jejich zpracování eviduje ČSS pro jednotlivé agendy v záznamech o činnostech  zpracování podle čl. 30 GDPR. 
2. K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které s nimi potřebují nakládat při plnění  svých úkolů a povinností pro ČSS. Tyto osoby zachovávají o osobních údajích, s nimiž se  seznamují, mlčenlivost, tato povinnost je smluvně garantována.

Článek 6. 

Zásady zabezpečení 

1. Prezident zajišťuje dodržování těchto pravidel při zpracování osobních údajů Sekretariátem  ČSS, zaměstnanci, spolupracovníky a v případě dodavatelů - externích zpracovatelů  osobních údajů je povinen záruky odpovídající ochrany dle čl. 28 GDPR zajistit smluvně. 
2. Tajemník a sportovní ředitel v souladu s se svými kompetencemi vymezenými Stanovami,  Organizačním řádem a rozhodnutími Prezidia ČSS a obvyklými standardními zvyklostmi  zájmové samosprávy garantují na svém úseku příslušné zabezpečené zpracování osobních  údajů a přijímají opatření k zabezpečení osobních údajů, a to zejména: 
   1. zajištění přítomnosti odpovědné osoby v prostorách, kde jsou zpracovávány osobní  údaje, po dobu, kdy jsou tyto prostory přístupné jiným osobám, popřípadě uzamykání  listin s osobními údaji, pokud odpovědná osoba není v této době přítomna, b) uzamykání prostor, v nichž jsou uchovávány osobní údaje, 
   2. ochrana přístupu k výpočetní technice, jíž se zpracovávají osobní údaje, individuálními  silnými hesly a ochrana těchto hesel před vyzrazením, 
   3. ochrana výpočetní techniky antivirovými programy; to platí také pro přenosná  zařízení, pokud jsou pro ně takové programy běžně dostupné, 
   4. další vhodná opatření pro ochranu přenosné výpočetní techniky nebo přenosných  úložišť dat (například neustálý dohled, zamčený přepravní obal, folie na displeji,  zaheslování dat, osobní manipulace s úložištěm při kopírování dat do jiného přístroje), 
   5. zaheslování souborů s větším množstvím osobních údajů nebo se snadno  zneužitelnými nebo citlivými osobními údaji v případě odesílání souboru e-mailem  nebo jeho uložení na sdílené úložiště a v případě nutnosti předání těchto souborů  sdělení hesla jiným komunikačním kanálem, než byly odeslány (telefon, sms).  

Článek 7. 

Práva subjektů údajů 

1. ČSS naplňuje veškerá práva subjektů údajů. Za dodržování těchto pravidel je odpovědný  prezident ČSS.  
2. ČSS dále zejména: 
   1. vede záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR, 
   2. zajišťuje informování subjektů údajů podle čl. 12 až 14 GDPR, 
   3. naplňuje další práva subjektů údajů podle čl. 15 až 22 GDPR,
   4. provádí ohlašování a oznámení porušení zabezpečení osobních údajů podle čl. 33 a 34 GDPR. 
   5. Návrhy záznamů, informací, vyřízení žádostí/stížností a ohlášení a oznámení podle odstavce 2 jsou uloženy u prezidenta ČSS.  
   6. Subjekty údajů mohou svoje žádosti/stížnosti pro uplatnění práv popsaných  v odstavci 2 uplatnit u ČSS v jeho sídle, zejména zasláním prostřednictvím emailové adresy ČSS či písemně.

Článek 8. 

Analýza rizik 

1. ČSS provedl analýzu rizik zpracování osobních údajů a přijal přiměřená technická  a organizační opatření pro zabezpečení zpracování, jak jsou popsána výše. Analýza rizik  obsahovala následující závěr: zpracování osobních údajů nepředstavují vysoká rizika  pro práva a svobody dotčených subjektů údajů, a tedy není nutné vypracovat posouzení  vlivu na ochranu osobních údajů („DPIA“).  
2. ČSS provedl posouzení zpracování OÚ z pohledu čl. 37 GDPR. ČSS nenaplňuje podmínky  pro jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „DPO“) v souladu  s recitálem 91 GDPR a nemá povinnost DPO jmenovat. DPO proto nebyl jmenován. 
3. ČSS kromě záznamů o činnostech zpracování dle čl. 30 GDPR vede evidenci případných  souhlasů se zpracováním osobních údajů, pokud pro zpracování osobních údajů neexistuje  jiný právní titul a evidenci případů porušení zabezpečení osobních údajů. 
4. SSK jsou povinny zajistit písemný souhlas se zpracováním osobních údajů již při přijetí člena  SSK a to zároveň s přihláškou na vydaném tiskopisu.  
5. Sportovní ředitel je povinen zajistit písemný souhlas se zpracováním osobních údajů  reprezentantů ve lhůtě jednoho měsíce od zahájení účasti člena SSK na reprezentaci, závodě  nebo jiné sportovní akci, a to i akci regionální.  
6. ČSS pravidelně, nejméně jednou ročně, vyhodnocuje plnění pravidel ochrany osobních  údajů, vč. technických a organizačních opatření a přijímá opatření k nápravě, příp. dle  potřeby aktualizuje interní dokumentaci související s ochranou osobních údajů. Za plnění  tohoto opatření je odpovědný prezident ČSS.  

Článek 9. 

Závěrečná ustanovení 

Tato směrnice byla schválena na zasedání VV ČSS, z.s. dne 28. 1. 2025 a nabývá účinnosti  dne 28. 1. 2025.





Související tiskopisy  

O-02-1 - Přihláška člena ČSS

O-02-2 - Informace o zpracování osobních údajů

O-02-3 - Souhlas se zpracováním osobních údajů







V Praze dne 28. 1. 2025      Adam Cipro

 prezident ČSS, z.s.